I løpet av våren tas Sharepoint i bruk som IKT-verktøy for dokumenthåndtering og samhandling i prosjekter. Prosjektleder Oddvar Arnø forteller at det er utarbeidet en mal og beste praksis for hvordan samhandling og dokumenthåndtering i prosjekter skal gjennomføres i Skagerak-konsernet.
 

Kontroll med dokumenter

- Sharepoint skal hjelpe oss med å få kontroll på dokumentene våre. Det vil si, det er jo ikke våre dokumenter, men Skageraks dokumenter. I tillegg får vi nå et verktøy hvor det blir lettere for både prosjektledere og prosjekteiere å følge opp prosjektene. De kan for eksempel velge å få meldinger automatisk når deltagerne har utarbeidet et nytt, eller gjort endringer på et eksisterende dokument.

Innføringen er en fortsettelse av det systematiske arbeidet som er gjort for å bli bedre på prosjektarbeid, kort og godt kalt Proff på prosjekt.
 

Søk og sortering

Frem til i dag har prosjektdokumenter stort sett vært lagret i filstrukturer på felles filområder. Disse blir veldig fort uoversiktlige, ikke minst i prosjekter med mange deltagere.

- Med det nye verktøyet blir ikke filstrukturen like viktig som tidligere. Det er fortsatt mulig å lagre basert på en struktur, men det er først og fremst lagt opp til at man skal finne igjen dokumenter via søk og sortering, forteller Oddvar.
 

Lager maler

Prosjektgruppa har bestått av prosjektledere fra de forskjellige forretningsområdene samt av systemressurser fra kvalitet, IKT og arkiv. Disse har bidratt til å sikre at systemene dekker funksjonskrav i organisasjonen med tanke på prosjektstyring, arkivering og datasikkerhet.
Sharepoint er i utgangspunktet et standardprodukt fra Microsoft, men med noen tilpasninger.

- Prosjektet utvikler ikke et spesialverktøy for Skagerak. Det vi gjør kan mest sammenlignes med å lage maler som er tilpasset prosjektstyringsprosessen og våre sikkerhetskrav.
 

Hva er siste versjon?

Oddvar framhever at det nye verktøyet, eller samhandlingsrommet som det også kalles, har versjonshåndtering. Dermed er det ikke noe tvil om hva som er siste versjon av et dokument. Det vil si at når man for eksempel åpner et Word-dokument som ligger i løsningen, og redigerer dette, vil det være mulig å finne den gamle versjonen der fortsatt. Det blir også mulig å se hvem som har redigert det.
 

Arkivet fortsatt viktig

Arkivsystemet 360' skal bestå selv om man får et nytt verktøy for dokumenthåndtering.

- Kort fortalt skal dokumenter som forplikter selskapet ligge i arkivet. Så er jo spørsmålet hva som forplikter? Hvis jeg sender en e-post til en av leverandørene i et prosjekt, hvor jeg forteller hvordan vi vil ha et arbeid utført, så er jo det noen som forplikter Skagerak.

I Sharepoint er det laget en egen knytning til 360' som gjør det enkelt å overføre arkivverdig materiale dit.
 

Nyttig for mange

Prosjektene oppretter såkalte prosjektrom i Sharepoint. Oddvar anslår at det vil bli tatt i bruk av cirka 40 større prosjekter i første omgang. Han tror at enda flere kunne hatt nytte av verktøyet.

- Jeg tror mange vil kunne ha nytte av Sharepoint, selv om man ikke jobber med store prosjekter. Versjonshåndtering er jo en ting, men muligheten til å samarbeide og dele informasjon er også mye bedre, fastslår han.